Comment limiter les défauts de paiement?

Focus PME - Juin 2014

Certains délais de paiement ont brutalement augmenté de 30 à 60 jours, ou même à 90 jours suivant leur domaine d'activité. Cette tendance a été constatée tant au niveau des PME que des grands comptes suisses.

Une étude d’Intrum Justitia, datée du 12 mai 2014, démontre que les créances impayées en Suisse sont passées de 7,8 milliards de francs suisses en 2013 à 8,3 milliards en 2014. Dans cette enquête, 41% des entreprises suisses interrogées signalent des problèmes de liquidités consécutifs à des paiements tardifs contre 36% l’année précédente. Un chiffre impressionnant de 55% des 10‘000 entreprises européennes ayant participé à l’étude indique souffrir de factures payées tardivement, voire carrément restées impayées. Cela représente le pourcentage le plus élevé depuis le début de l’étude en 2002.

Il faut toutefois relever que la situation en Suisse reste privilégiée. En effet, les suisses figurent parmi les meilleurs payeurs au monde. Aussi, si en Suisse, en Allemagne et au Canada, la somme due par les entreprises doit en général être réglée dans les 30 jours, cette échéance peut atteindre 120 jours dans d'autres pays tels que l'Italie, la France ou l'Espagne.

Bien s'informer et bien informer le créancier

Il existe quelques règles simples que nous recommandons à nos clients pour anticiper et traiter les défauts de paiements.

  1. S’informer sur la santé financière de ses (futurs) clients. En effet, il ne sert à rien de fournir une prestation à des personnes ou entreprises qui sont au registre des poursuites, pour lesquelles les informations de crédit sont négatives ou qui ont une réputation de mauvais payeur. Dans ce dernier cas, il est fortement recommandé d’exiger une avance de paiement ou alors au moins de se limiter à des transactions de faibles montants.
  2. Faire figurer clairement les délais de paiements applicables ainsi que les conditions de vente dès la commande, soit dans les conditions générales de vente, soit directement sur les offres.
  3. Avoir recours à un logiciel comptable disposant d’un module auxiliaire pour permettre de suivre précisément l’ancienneté des factures et pouvoir, le cas échéant, lancer l’envoi de rappels automatiques est une mesure additionnelle efficace.
  4. Se coordonner entre responsable des ventes, comptable et dirigeants afin de fixer ensemble une limite de crédit adaptée et raisonnable pour tous les nouveaux clients. Régulièrement, il faudra faire un point sur le respect des limites de crédit et identifier les clients pour lesquels elles doivent être adaptées.

Procéder à un contrôle régulier

Il existe deux méthodes efficaces pour surveiller le respect des conditions de paiement : l’analyse régulière de l’échéancier produit par le logiciel comptable ou une revue manuelle périodique des positions ouvertes. Ce contrôle régulier est crucial.

En cas de dépassement du délai contractuel de paiement, il est indispensable de réagir immédiatement. Quand une relation de confiance existe avec son client, un appel téléphonique peut souvent débloquer une situation. Sinon, il faut impérativement envoyer un rappel par courrier en y incluant les éventuels frais et intérêts. En général, quand l’échéance arrive à terme après 30 jours (ou moins, selon la branche), il est usuel d’envoyer une première mise en demeure assortie d'un délai supplémentaire de paiement de 10 jours. Si ce délai additionnel n’est à nouveau pas respecté, une seconde mise en demeure doit alors être expédiée avec mention d'un dernier délai pour effectuer le paiement et une menace de mise aux poursuites.

Agir pour éviter de perdre de l'argent

Le client ne réagit toujours pas ? Nous conseillons dans ce cas de mettre votre avocat ou agent d’affaires dans la boucle, à charge pour ce dernier de négocier de nouveaux délais de paiement ou, si le client se trouve en réelles difficultés financières, trouver un arrangement et étaler les remboursements dans le temps. Un contrat de prêt sera alors mis en place. Pour les parties en présence, il vaut mieux échelonner un paiement que de faire une croix dessus ou enclencher immédiatement des poursuites.

Le dernier recours est la mise en poursuite. Il suffit, pour ce faire, d’adresser une réquisition de poursuite à l’Office compétent. Un commandement de payer sera alors notifié au débiteur de la prestation et signifiera le début de la procédure officielle de recouvrement. Une avance de frais sera demandée à la société qui enclenche la procédure.

Enfin, si la facture reste impayée et qu’un acte de défaut de biens est émis, il faudra alors en tenir compte dans le bouclement de fin d’année et abandonner ce montant.

A noter que les règles comptables suisses permettent la constitution d’une réserve pour l’entier du montant de la facture impayée dès qu’un risque de défaut de paiement existe (provision spécifique). De plus, il est autorisé de constituer une provision forfaitaire à hauteur de 5% des créances suisses et de 10% des créances étrangères.

Pour conclure, et comme nous l’avons vu, la clé pour limiter les défauts de paiement, réside dans la bonne gestion des débiteurs. Elle est garante de la bonne marche de votre société. En appliquant les quelques conseils complémentaires, vous devriez être en mesure de limiter considérablement les défauts de paiement. Il faudra cependant toujours rester vigilant, vous renseigner sur vos clients et prendre des mesures rapides et adéquates si des retards sont identifiés.

 

Texte par Jean-Philippe Keil et Yves Gottofrey, Mazars

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